Tester i samband med rekrytering? Här är några GDPR-aspekter att fundera över

Ett sätt att skilja agnarna från vetet i en rekryteringsprocess kan vara att utföra någon form av test av kandidatens färdigheter. Testerna kan skilja sig åt men de måste ur ett GDPR-perspektiv ha några saker gemensamt. Dels ska de vara proportionerliga i förhållande till ändamålet dels att de hanteras med stöd av en rättslig grund.

Här är några konkreta saker att fundera över när det kommer till GDPR och hantering av rekryteringstester. 

Vem är personuppgiftsansvarig för testerna?

Testerna tillhandahålls ibland av arbetsgivaren själv och ibland av externa aktörer som är specialiserade på att genomföra tester. Om ni ska använda er av tester behöver ni komma fram till om ni är personuppgiftsansvarig för all behandling inom ramen för testet eller om det finns ett biträdesförhållande. Om ni anlitar en extern part för att genomföra tester med era kandidater eller era anställda kan det vara så att den externa parten är personuppgiftsansvarig för utförandet av testet. Här finns det många olika scenarier så det gäller för er att säkerställa att ni vet vad som gäller för just er situation. 

Utgångspunkten när ni ska reda ut vem som är personuppgiftsansvarig är bland annat hur testerna genomförs och i vilken omfattning ni som arbetsgivare har att bestämma ändamålet och medlen med behandlingen. 

Kan alla genomgå test?

För att över huvud taget få genomföra tester med kandidater i en rekryteringsprocess ska testet vara proportionerligt och inte för ingående i förhållande till den tjänst som ska tillsättas. Tjänster med stort ansvar kan motivera mer ingående tester men de måste alltid vara relevanta för aktuell tjänst.

Rättslig grund för att genomföra tester

En arbetsgivare bör i standardfallet inte använda sig av den rättsliga grunden samtycke eftersom det finns ett beroendeförhållande mellan den anställde och arbetsgivaren. Reglerna för att använda samtycke innebär också att möjligheten att inte samtycka till behandlingen inte ska få negativa konsekvenser för den registrerade, och bland annat därför är samtycke inte en lämplig rättslig grund vid tester. 

Däremot kan det utgöra ett berättigat intresse för arbetsgivaren att genomföra tester på kandidater i rekryteringsprocess eller för redan anställda för att skaffa sig en uppfattning om vilka som kan vara lämpliga till andra tjänster hos arbetsgivaren. För offentliga organisationer kan istället allmänt intresse utgöra den rättsliga grunden för genomförandet av tester.

Har ni funderingar om just er situation? Hör av er till oss på [email protected] för vidare guidning.